Il peut être compliqué, parfois, en tant qu’élu de CSE de gérer en même temps sa fonction dans l’entreprise et son rôle d’élu. Grâce aux heures de délégation accordées aux membres titulaires, il est possible de compartimenter son temps. Vous pensez que la généralisation du télétravail remet en cause votre organisation et le cloisonnement de vos heures de délégation ? Vous souhaitez mieux vous organiser en présence et à distance ? Mieux vous propose ses bonnes pratiques.

Pour quelles missions utiliser ses heures de délégation ?

Les heures de délégations permettent de faire le point, entre autres, sur les plaintes et les remarques des collaborateurs, de préparer les documents nécessaires pour les réunions CSE, de gérer les activités sociales et culturelles, de saisir, s’il y a lieu, les instances…

Ce temps est modulable et non réglementé par les horaires de travail. Le nombre d’heures varie en fonction de la taille de l’entreprise. Le minimum est de 10h par mois pour les élus des entreprises de moins de 50 salariés.

La mutualisation et le report des heures de délégation

Pour permettre une meilleure organisation, le crédit d’heures de délégation dont disposent les membres titulaires du CSE peut être :

• Mutualisé chaque mois entre les élus et les membres suppléants : dans la limite de 1,5 fois le nombre d’heures de délégation accordé à chaque membre titulaire. 
• Reporté sur le mois suivant : dans la limite de 12 mois et le respect d’une fois et demie le crédit d’heures dont il bénéficie habituellement. 

S’organiser en présence et à distance

Si la gestion du temps a toujours été un enjeu pour les élus de CSE, la généralisation du travail hybride vient ajouter une couche de complexité. En effet, ils doivent désormais s’adapter à de multiples modes de communication, à l’organisation plus modulée des uns et des autres (élus et collaborateurs), aux collaborateurs qui les sollicitent à tout moment, ne sachant pas à quels moments les élus sont en délégation.

Idéalement, le temps de délégation à domicile doit être consacré aux tâches qui demandent une concentration optimale : écriture d’une communication, point sur le budget du CSE… Le temps au bureau, aux réunions longues, que ce soit entre élus ou avec la direction, aux échanges avec les collaborateurs.

Les outils digitaux comme les groupes WhatsApp ou le recours aux visioconférences permettent d’optimiser les tâches au quotidien. Les premiers facilitent par exemple les échanges sur une consultation à venir. Les seconds sont intéressants pour des réunions ponctuelles ou des réunions préparatoires de courtes durées. 

Il est enfin primordial de continuer à veiller à ce que le temps de délégation ne déborde pas sur le temps de travail, de continuer à cloisonner au maximum les heures de délégation, même en télétravail, et de ne pas se laisser déborder par les demandes en continue des collaborateurs, qui peuvent entendre que leur point sera traité à un autre moment, dédié à cela.