Quel que soit le niveau d’affection de votre patron ou de votre patronne pour les outils digitaux, c’est indéniable : bien choisis et bien utilisés, ces derniers peuvent faire gagner un temps précieux. Pour collaborer, s’organiser, communiquer, voici la liste made in Mieux des cinq outils qui faciliteront la vie des assistantes de direction… et de leur supérieur(e)…

Todoist, un outil de to do list performant pour votre patron(ne)

Gérer sa to do list de dirigeant lorsqu’on passe beaucoup de temps en réunion ou en déplacement, cela peut vite virer au cauchemar. Pas toujours le temps de vous envoyer un mail ou d’appeler pour vous demander de reporter une tâche. Pas toujours le temps non plus de lire vos messages de mise à jour.

En proposant à votre patron ou votre patronne d’utiliser Todoist, un outil de to do list digital, la liste de tâches est mise à jour en temps réel. Lorsque vous ajoutez un item, il ou elle peut demander des informations complémentaires, demander si c’est vraiment urgent, recevoir vos réponses. Lorsqu’une tâche est terminée, il ou elle n’a plus qu’à cocher !

Cela économise des appels, évite les mails qui passent à la trappe. Sans oublier qu’avec une to do list digitale, on peut classer les tâches (par projet, par dates…), et si l’une d’elles n’est pas réalisée, elle réapparaît le lendemain, pour rappel.

Quelques alternatives : Microsoft to do, TickTick.

Slack, pour plus de proximité avec les équipes

La communication avec les équipes, c’est un enjeu fort pour les dirigeants. Pour garder le lien et rester proche des préoccupations du terrain, votre patron ou votre patronne a, là aussi, la possibilité d’utiliser des outils qui lui faciliteront la vie.

En quelques années, Slack est devenu un outil de communication privilégié par les équipes. Il est plus efficace que le mail pour la gestion projets, avec des discussions organisées par canaux, plus convivial aussi.

Pour votre patron ou votre patronne, il peut être utile pour :

• Partager une information ou le fruit d’une veille ;
• Envoyer des messages aux équipes pour les encourager ou les féliciter pour leurs résultats et leurs efforts ;
• Interagir avec les équipes, dans un canal en particulier, lorsqu’il est directement impliqué dans le projet.

Quelques alternatives : Microsoft Teams, Chanty, Discord.

Dashlane, pour sécuriser et retrouver les mots de passe

Vous demander de lui rappeler un mot de passe, ou réinitialiser un mot de passe, c’est perdre du temps et c’est parfois prendre un risque pour la sécurité des données.

En proposant à votre patron ou à votre patronne d’utiliser Dashlane, vous lui offrez la possibilité d’avoir accès en tout temps à ses mots de passe dans un outil sécurisé, de créer des mots de passe longs, uniques, générés de manière aléatoire, et d’avoir un outil qui remplit automatiquement les champs “nom d’utilisateur” et “mot de passe” lorsqu’il ou elle souhaite se connecter à un service.

Gain de temps garanti et sérénité garantis !

Quelques alternatives : LastPass, 1Password, Keeper Password Manager.

Calendly, pour une gestion de la prise de rendez-vous simplifiée

Organiser les réunions, qu’elles soient en présentiel ou en visioconférence, ça aussi, c’est un casse-tête pour votre patron ou votre patronne – et pour vous ! 

Avec Calendly, fini les allers-retours de mail pour caler les rendez-vous. Les clients, prospects, collaborateurs peuvent réserver un créneau directement dans l’agenda de votre patron ou de votre patronne (via un lien qui leur est communiqué).

Au préalable bien sûr, vous définissez des plages horaires qui peuvent être réservées. Vous définissez un temps de réunion. Un lien visio peut même être généré automatiquement pour les calls. Vous-même et votre patron ou patronne gardez la maîtrise de l’agenda.

Quelques alternatives : Jotform, You Can Book Me, Hubspot Meetings.

Monday pour suivre l’avancement des projets

Suivre l’avancement des projets en un clin d’œil, lorsqu’ils en ont besoin et qu’ils sont disponibles pour cela, c’est un peu un Graal pour les dirigeants.

Monday.com est une plateforme de gestion de projet performante qui permet, entre autres, avec des tableaux, des chronologies, de suivre l’avancement des dossiers, d’assigner des tâches aux collaborateurs et collaboratrices, de s’assurer que les délais sont respectés.

Votre patron ou patronne s’assure que tout va bien, et peut, le cas échéant, demander des détails aux personnes en charge d’une tâche en particulier sur le projet.Quelques alternatives : asana, Airtable, Trello