Au retour d’un collaborateur absent pour raisons de santé durant une long arrêt de travail, il n’est pas forcément évident d’avoir la bonne attitude. Accueil trop ou pas assez chaleureux, charge de travail non adaptée… Les clés de Grégory MAKIELA – directeur et fondateur de NEXTGEN RH – cabinet de recrutement et conseil RH, pour optimiser le re-onboarding de vos collaborateurs.

Pourquoi est-il important de veiller à la qualité du re-onboarding des collaborateurs qui reviennent dans l’entreprise après une longue absence pour raisons de santé ?

Dans le monde de l’entreprise, même six mois d’absence pour un collaborateur ou une collaboratrice, c’est énorme. Beaucoup de choses se passent dans un tel laps de temps.

Lorsqu’une personne revient après une longue absence, certaines organisations (qui veulent souvent bien faire) sont tentées de traiter cette personne comme si elle s’était absentée une semaine. Mais cette personne qui revient après une longue absence n’est souvent plus tout à fait en phase avec la vie de l’entreprise. Elle a généralement perdu le rythme ainsi que certaines habitudes. Parfois, elle n’a pas été en contact avec ses collègues durant son absence. Le service dans lequel elle travaille peut avoir été modifié. Il peut y avoir de nouveaux modes de travail, de nouveaux process, de nouveaux logiciels…

Au-delà de cela, la personne peut être fragilisée psychologiquement ou physiquement. Toutes ces raisons font qu’un re-accueil, ou re-onboarding, est essentiel.

Comment accueillir ces personnes le mieux possible à leur retour ?

Un bon re-onboarding suite à un long arrêt de travail commence par l’écoute. Il est important de savoir comment la personne se sent. Ce que je conseille (et qui est à aménager en fonction de la taille de la structure), c’est un premier contact avec le manager de proximité, pour rassurer la personne et pour identifier d’éventuels besoins spécifiques. Ensuite, un entretien avec un RH est à envisager – RH à qui le manager aura fait remonter les besoins.

S’agissant des réponses que l’entreprise peut apporter, chaque cas est unique et il existe quasiment autant de possibilités d’interventions que de personnalités et de motifs d’absence. On peut, selon le cas et la personne, proposer :

• un coaching (interne ou externe) ;
• un bilan de compétences (si la personne a mûri une réflexion lors de son arrêt et veut désormais occuper un autre poste, à l’interne ou à l’externe) ;
• un aménagement de poste (dans le cas d’un handicap, d’une pathologie) ;
• un aménagement de la mission (si la personne n’a plus toutes les compétences requises pour le poste) ;
• un soutien psychologique ou administratif (la personne peut avoir besoin qu’on l’accompagne dans sa démarche de reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé par exemple).

Il faut par ailleurs prévoir un planning de retour avec le collaborateur ou la collaboratrice, de manière à lui donner de la visibilité sur ce qu’elle fera le premier jour, la première semaine, le premier mois.

Enfin, je conseillerais de prendre le pouls de façon fréquente, pour s’assurer que le retour se passe dans de bonnes conditions. Concrètement, on prend le temps de faire des points informels, pour savoir comment la personne se sent, et des points formels, pour savoir où elle en est sur le plan professionnel.

À l’inverse, que faut-il éviter ?

Faire comme si de rien n’était est vraiment à éviter, tout comme considérer que la personne sera tout de suite opérationnelle à 100 %. Il ne faut pas non plus annoncer de manière abrupte au collaborateur ou à la collaboratrice que certaines choses ont changé et qu’elle va devoir travailler d’une certaine manière à partir de maintenant – une bonne communication et une phase de transition seront bien plus efficaces pour les deux parties.

Comment aborder, en interne, le sujet du retour d’une personne qui a été absente longtemps ?

Les équipes doivent être averties, en amont, du retour de la personne au retour de son long arrêt de travail. On planifiera, avec elles, la manière dont ce retour va se passer. Qui va accompagner la personne ? Sur quels sujets ? À quels moments ? Comment va-t-on organiser les tâches ?

S’agissant du langage à employer et de l’attitude à adopter, le manager peut expliquer que l’idéal est d’éviter l’apitoiement, qu’il ne faut pas perdre patience si la personne a besoin de repartir de zéro sur certains points. Au contraire, il faut expliquer au collègue ou à la collègue ce qui a été mis en place pendant son absence.

Enfin, s’agissant de l’absence et du motif de l’absence, le message à passer (toujours par le manager) est que la personne en parlera si elle le souhaite, que cela doit venir d’elle. Les collègues peuvent tendre des perches, mais doivent éviter les questions trop directes ou intrusives.

Qu’est ce qui peut faire la différence pour la personne qui revient d’un long arrêt de travail?

Au niveau local, une bonne communication, comme on vient de le voir, peut faire la différence. Certaines attentions également : un pot de re-bienvenue, un repas équipe organisé par le manager, des goodies ou un ballotin de chocolats sur le bureau avec une carte écrite et signée par toute l’équipe…

Au niveau de l’entreprise, souhaiter la re-bienvenue à la personne, soit devant les équipes, soit lors d’un entretien privé avec un RH ou avec la direction sera vécu comme une belle attention et un marqueur de confiance de la part de l’entreprise.

Tout cela, encore une fois, est à envisager en fonction de la situation personnelle de la personne et de son souhait, ou non, d’être transparente sur sa situation.