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Les 5 règles du jeu de la visioconférence

Les 5 règles du jeu de la visioconférence

Avec le développement du travail hybride, les occasions d’animer des ateliers, des événements, des séminaires à distance et surtout des réunions en visioconférence se sont multipliées. Il n’est pas rare alors de déplorer quelques désagréments : le fait de bouger sans arrêt par exemple peut agacer, faire du bruit avec son clavier car on écrit des mails en même temps, dire un grand “bonjour” alors qu’on est en retard, monopoliser le tchat avec des questions annexes… Pour rendre ces échanges plus productifs et épanouissants, voici quelques règles du jeu qu’il est possible de rappeler avant une visioconférence.

 

Règle n°1 – Faire respecter les temps de parole 

En visioconférence, il n’est pas possible de laisser une personne monopoliser la parole ou que plusieurs personnes parlent en même temps. Pour prévenir les débordements, la personne qui anime la réunion peut déterminer un ordre de prise de parole et rappeler à tous les participants qu’il existe une fonctionnalité de main levée en cas de besoin. Si l’outil de visioconférence ne le permet pas, définissez alors des codes pour se manifester : main levée, utilisation du tchat pour poser une question, etc. Pour veiller à ce que tout le monde puisse s’exprimer dans le délai imparti, il est également possible de limiter les temps de parole de chacun, toujours en prévenant à l’avance.

 

Règle n°2 – Couper temporairement les micros 

Les bruits de fond tels que les touches du clavier, les collègues qui parlent sur une autre réunion à distance ou au téléphone juste à côté, les sons des notifications diverses et variées des différents participants, cela peut vite transformer une réunion à distance en cauchemar. Les responsables ? Les micros qui captent le moindre son. Pour que les prises de parole à distance se passent au mieux, veillez à rappeler à chaque collaborateur de couper le son de son micro lorsqu’il n’intervient pas. Précisez également de penser systématiquement à rétablir le son en cas de prise de parole. Cela évitera les traditionnels « On ne t’entend pas. »

 

Règle n°3 – Ne pas oublier les temps de latence 

Rappelez également à vos collaborateurs qu’avec les outils de visioconférences il y a souvent un temps de latence  entre le moment où un participant intervient et celui où le son est retransmis. Ainsi, lorsqu’un collaborateur pose une question par exemple, le groupe doit veiller à laisser un temps avant de répondre. Cela vaut aussi à la fin de chaque phrase. L’intervenant peut souhaiter s’exprimer sur d’autres points. Il est important de s’assurer qu’il a terminé son intervention.

 

Règle n°4 – Activer le mode dynamique 

Certaines solutions à distance, comme Zoom par exemple, permettent d’activer un mode dynamique pour les réunions collectives. Ce mode est intéressant pour deux raisons :

  • D’une part, il permet de faire un focus sur l’intervenant qui s’exprime ;
  • D’autre part, les fenêtres des participants qui n’interviennent pas sont rendues statiques, ce qui limite également les occasions de se déconcentrer.

 

Règle n°5 – Rappeler les règles de bienséance 

Au même titre qu’une réunion en présentielle, toute réunion virtuelle doit respecter certaines règles de savoir-être. Veillez à rappeler par exemple le respect de l’horaire établi, ou la possibilité d’un fond virtuel en arrière-plan. Si l’on ne souhaite pas laisser apparaître l’intérieur de son domicile, ce fond est en effet préférable à une caméra coupée. Il peut être nécessaire enfin de rappeler d’éviter (comme en présentiel) de faire autre chose que de participer à la réunion, d’être toujours bienveillant vis-à-vis des autres participants.

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