Parce que vous n’osez pas sortir de votre réserve, ou parce que votre quotidien est déjà extrêmement rempli, vous ne proposez que rarement des idées d’amélioration pour l’entreprise. Pourtant, en tant qu’assistant ou assistante de direction, vous êtes au cœur du réacteur. Nos conseils pour faire davantage entendre votre voix et être force de proposition !

Adoptez le bon état d’esprit

Alors qu’on demande à chaque collaborateur de l’entreprise d’être force de proposition, et souvent d’aller au-delà de la fiche de poste, l’assistante ou l’assistant de direction conserve généralement une réserve liée à son poste.

Comme vos collègues de travail, vous avez pourtant des envies d’évolution. Vous souhaitez rendre votre mission plus riche. Qui plus est, votre position unique vous permet d’avoir une vision à 360° sur ce qui se passe dans l’entreprise, donc sur des améliorations possibles.

Être force de proposition va vous demander de sortir de votre zone de confort. Cela va vous demander surtout d’adopter un état d’esprit positif. Prenez la mesure de ce que vous pouvez apporter, en plus de ce que vous faites déjà, à l’organisation. Armez-vous de confiance. Bref, osez !

Soignez votre méthode pour être force de proposition

Si vous remarquez une situation qui pourrait être améliorée, dans un service ou dans l’entreprise, une innovation à apporter dans les process ou dans la politique interne, agissez avec méthode, étape par étape.

• Analysez la situation. Qu’est-ce qui pourrait être amélioré et dans quel but ? Avez-vous une proposition clé en main à apporter ? Vos solutions sont-elles envisageables sur le plan humain, financier, stratégique ? Ce que vous souhaitez proposer a-t-il déjà été suggéré par quelqu’un dans le passé ?
• Allez voir les bons interlocuteurs, ceux qui pourront vous aider à mûrir votre réflexion et/ou à mettre en place ce que vous préconisez.
• Proposez vos idées au bon moment et de la bonne manière. Vous obtiendrez plus d’attention lorsque l’activité est calme qu’en période de stress général. On vous prendra davantage au sérieux si vous présentez vos idées lors d’un rendez-vous dédié, sous forme de slides, en vous appuyant sur des données chiffrées, que si vous demandez cinq minutes à votre patron ou votre patronne au moment de sa pause.
• Enfin, montrez que vous parlez le même langage que votre patron ou patronne (et que le reste de l’entreprise). Évoquez les bénéfices pour l’organisation ou pour le business. Soyez pragmatique et synthétique.

Choisissez les terrains sur lesquels aller

Bien sûr, vous ne pouvez pas être sur tous les fronts. Et il n’est pas question de révolutionner l’entreprise. Choisissez les sujets sur lesquels vous souhaitez vous positionner. Ils peuvent être divers :

• Responsabilité sociétale des entreprises. La RSE est un enjeu pour toutes les organisations. Avoir des collaborateurs proactifs sur le sujet, qui proposent des idées mais aussi des actions concrètes est un soulagement pour les dirigeants. Une mission pour vous ?
• Qualité de vie et des conditions de travail. En matière de QVCT, il y a toujours à faire. En tant qu’assistant ou assistante de direction, vous discutez avec un grand nombre de collaborateurs et collaboratrices, vous entendez les points de friction, les besoins. Autant dire que vous avez la possibilité d’être moteur pour améliorer leur quotidien !
• Ressources humaines. Là encore, votre lien privilégié avec les collaborateurs et les collaboratrices de l’entreprise vous permet de réfléchir à des améliorations possibles. Onboarding, offboarding, santé physique et mentale des collaborateurs, avantages sociaux, entre autres, les opportunités de faire entendre la voix de vos collègues sont là.
• Implémentation de nouveaux outils. Les outils existants évoluent vite. Des nouveaux arrivent sur le marché pour répondre à de nouveaux besoins. Une veille régulière peut vous permettre de trouver la pépite qui facilitera la vie de tout un service.
• Amélioration des process internes. En tant qu’assistant ou assistante de direction, vous savez ce qui empêche certains projets d’avancer. Les collaborateurs et les collaboratrices vous le disent. Vous remarquez vous-même certaines étapes qui bloquent systématiquement. Et si elle était entre vos mains, la solution ?