La majorité des membres de votre équipe est passée au télétravail. Ce qui signifie que dorénavant l’entretien individuel d’évaluation se fera à distance. Pour bien appréhender les compétences professionnelles de vos collaborateurs et échanger sur des axes d’amélioration par écran interposé, mieux vaut être bien préparé ! Manager, cette distance ne doit pas vous effrayer. Elle ne doit pas, non plus, signifier une absence de dialogue. Mieux le mag vous propose 5 clés pour bien préparer votre table d’entretien virtuelle.

Rendre la relation claire et transparente

Pour répondre au défi de l’entretien individuel d’évaluation à distance, la première action à mener est d’offrir la possibilité à votre collaborateur de se préparer à l’avance. Dans ce sens, vous pouvez  mettre à sa disposition, un fichier individuel permanent, qui reprend des feedbacks sur les objectifs, les progrès, les défis à mener tout au long de l’année. Cet outil collaboratif renforcera votre confiance mutuelle. Il lèvera aussi toute ambiguïté sur l’objectif et les attentes de ce temps d’échange.

Informer des modalités de l’entretien individuel d’évaluation à distance

L’échéance approche. L’envoi à votre collaborateur d’un document spécifique reprenant les modalités d’exécution, les nouveaux outils utilisés, l’organisation, ainsi que les tenants et les aboutissants de son évaluation professionnelle, lui permettra de mieux se projeter dans l’entrevue. Il pourra ainsi réfléchir, en amont, aux points qu’il souhaite aborder avec vous et préparer des questions plus pertinentes. In fine, votre conversation à distance sera plus calme et détendue.

Vérifier vos outils digitaux RH

Qui dit distance, dit visioconférence ! Si l’utilisation de l’outil se démocratise, il n’en reste pas moins difficile à appréhender pour certains collaborateurs. Votre rôle en tant qu’hôte-manager est de veiller à ce que les choses se déroulent au mieux, tant d’un point de vue technique qu’humain. Pour cela, vous devez adapter votre échange à la visioconférence. 

En amont, anticipez au maximum les éventuels problèmes techniques liés au logiciel de visiophonie. Pendant l’entretien, vérifiez que les objectifs fixés soient bien atteints. N’hésitez pas à vous référer à vos notes, afin de ne pas passer à côté des points essentiels. Monitorez également la progression de votre employé à l’aide d’un logiciel RH interactif adapté.

Organiser l’entretien individuel à distance en 4 parties

Pour ne pas perdre de vue les objectifs de l’entretien individuel, celui-ci doit être préparé avec attention et minutie. Comme en présentiel, découpez ce moment privilégié à distance en 4 phases : 

• Premièrement, une phase d’écoute pour partager son avis et ses arguments ;
• Ensuite, une phase de rétrospection sur l’année écoulée pour analyser les travaux accomplis ;
• Puis, une phase de réflexion pour proposer de nouveaux objectifs ou des axes d’amélioration pour les mois à venir ;
• Enfin, une phase de closing / conclusion pour les éventuelles questions, remarques ou souhaits.

À noter que le temps de concentration à distance n’est pas le même qu’en présentiel ! Il faudra donc prévoir une durée d’entretien plus courte qu’à l’accoutumée. Dans la mesure du possible, ne dépassez pas les 1H30.

Être attentif et bienveillant

Tout au long de l’entretien, soyez attentif aux réactions de votre collaborateur. Si l’année écoulée ne s’est pas passée comme prévue et que les résultats ne sont pas au rendez-vous, soignez votre discours et ayez une approche bienveillante. Si vous constatez des tensions ou des incompréhensions, réajustez autant que nécessaire votre discours. Dites les choses de manière objective et faites un bilan de l’année en soulevant les points de progression. L’écoute, l’empathie et l’objectivité sont les clés d’un entretien individuel à distance réussi !